Firma Amadeus, globalny lider w zakresie technologii i rozwiązań dystrybucyjnych dla sektora turystycznego oraz Centrum Badań nad Turystyką Biznesową na Uniwersytecie Cranfield, przeprowadziły badanie stopnia wykorzystania internetowych narzędzi do zarządzania rezerwacjami. Tezy, jakie wynikają z badania mogą pomóc przedsiębiorstwom lepiej wykorzystać potencjał narzędzi do samodzielnej rezerwacji (SBT) oraz zmniejszać koszty podróży służbowych.
Na podstawie ankiety przeprowadzonej wśród ponad 400 organizacji w Europie, Ameryce Północnej i regionie Azji i Pacyfiku przez Amadeus i Centrum Badań nad Turystyką Biznesową na Uniwersytecie Cranfield, opracowano dziesięć wskazówek, które mogą pomóc przedsiębiorstwom zwiększyć stopień wykorzystania narzędzi SBT. Mogą one przynieść firmom, niezależnie od ich wielkości, wymierne korzyści finansowe.
10 wskazówek, jak zwiększyć stopień wykorzystania narzędzi do samodzielnej rezerwacji biletów w firmie
1. Nie przejmuj się wielkością ani lokalizacją swojej firmy
Każda firma jest w stanie czerpać korzyści ze stosowania narzędzi SBT, bez względu na jej lokalizację, rozmiar, wielkość wydatków na podróże, czy też ilość podróży w skali roku. Te czynniki nie mają żadnego wpływu na wskaźnik stopnia wykorzystania takich narzędzi w firmie.
2. Stwórz przejrzystą firmową politykę dotyczącą podróży
Jednym z najważniejszych czynników zwiększających stopień wykorzystania narzędzi SBT jest stworzenie przejrzystej polityki firmowej, dzięki której dyrektorzy i dział HR danej firmy będą mogli podejmować decyzje dotyczące zarządzania firmowymi podróżami.
3. Spraw, aby korzystanie z SBT było obowiązkowe
W firmach, które wprowadziły u siebie regulacje wprowadzające obowiązkowe korzystanie z narzędzi SBT, wskaźnik stopnia wykorzystania tych narzędzi wzrósł o 41 do 65 procent.
4. Zachęcaj pracowników do postępowania zgodnie z dewizą „zrób to sam”
Wprowadź w firmie podejście typu „zrób to sam", dzięki któremu pracownicy będą częściej samodzielnie zarządzać rezerwacjami przez Internet. Wprowadzenie płaskiej struktury i krótszych ścieżek raportowania pozwala na szybsze zwiększenie stopnia wykorzystania SBT. W przedsiębiorstwach zorganizowanych w sposób hierarchiczny nieformalna komunikacja działa szybciej, niż kanały oficjalne.
5. Poszerz zawartość treści w taki sposób, aby użytkownicy mieli dostęp do wielu różnych opcji takich, jak tabele lotów i stawek tanich linii lotniczych
Podróżni, którzy mają możliwość podejmowania decyzji dotyczących podróży, w oparciu o różnorodne dostępne im opcje, podchodzą bardziej entuzjastycznie do korzystania z narzędzi SBT.
6. Daj przykład
Firmy, w których dyrektorzy i kierownicy popierają stosowanie narzędzi SBT i sami z nich korzystają, mogą pochwalić się nawet 70-procentowym wskaźnikiem wykorzystania tych narzędzi przez pracowników.
7. Ogranicz biurokrację
Biurokracja może utrudniać wykorzystanie narzędzi zarządzania rezerwacjami, spowalniając tempo rozprzestrzeniania się informacji w firmie.
8. Utrzymaj tempo
Najwyższe wskaźniki wykorzystania narzędzi SBT (40 procent) są zwykle widoczne w pierwszym roku po ich wprowadzeniu. W późniejszym okresie znacznie trudniej jest osiągnąć wzrost. Kiedy już firma przyzwyczai się do stosowania SBT, należy upewnić się, że nie nastąpi stopniowy spadek wykorzystania narzędzi, poprzez wprowadzenie odpowiednich szkoleń.
9. Śledź nowe technologie
Na rynku cały czas pojawiają się zaktualizowane wersje internetowych aplikacji; obserwuj je i wybieraj te, które oferują nowe funkcje, np. możliwość korzystania z telefonów komórkowych. Sprawiają one, że rezerwacja i jej zatwierdzanie są wydajniejsze i bardziej przyjazne dla użytkownika.
10. Integruj systemy informatyczne
Firmy coraz częściej szukają rozwiązań, które w sposób płynny integrują się z innymi systemami biurowymi, takimi jak: oprogramowanie księgowe i zarządzanie dokumentacją.
–„W wielu firmach podróże stanowią jeden z najbardziej kosztownych wydatków. Zastosowanie narzędzi SBT może zaowocować ogromnymi oszczędnościami czasu i pieniędzy, a także zwiększoną efektywnością pracy. Jest dla nas jasne, że wiele korporacji może w większym stopniu usprawnić metody wykorzystywania tych narzędzi. Celem firmy Amadeus jest pomoc tym firmom w wypracowaniu efektywnej metody wykorzystania internetowych rozwiązań w zakresie rezerwacji podróży.” – komentuje Jerome Destors, dyrektor handlowy, e-Travel, Amadeus.
Dodatkowe informacje na temat przeprowadzonego przez firmę Amadeus oraz Uniwersytet Cranfield międzynarodowego badania stopnia wykorzystania narzędzi SBT uzyskać można pod adresem:
http://www.amadeus.com/corporations/cranfield
